每一年的年初,我們都會給自己設定新的目標,然而到了十一、二月,我們卻經常發現一月時制定的計畫都沒有完成,有時甚至會忘記我們曾經訂下過的目標。

2023年,我嘗試了一個全新的時間管理方法,而這都要感謝一位來自馬來西亞的朋友。她分享了她自己本來在用的 Weekly Planner 給我,並教我如何善用這個週計劃。自從我開始使用這個 Weekly Planner 之後,我竟然實現了今年初所訂下的目標,包括順利讀澳洲的碩士、在澳洲找到analyst工作、持續進行freelance工作、打排球、泡咖啡、尋找咖啡師工作、擴大社交圈子,以及開始製作 YouTube 影片。

我曾經嘗試過各種日程規劃的方式,從 Schedule Book 到手機上的 Calendar App,但我始終未能有效地管理好我的時間。直到去年,當我開始使用自己設計的 Weekly Planner 時,我才真正體會到它的威力。

為什麼計劃一週很重要?

減少大腦決策疲勞

how to win

如個人心理諮商師Aliya Levinson在《意志的力量:告別懶、慢、拖,強化意志力的75種刻意練習》中所言,人類在做決策時會感到疲憊,因此應該節約使用意志力,因為它是有限的。如果你能事先規劃一天的安排,大腦就不需要每天都做這個重複的决策過程,這有助於減輕大腦的負擔,斷開決策疲勞。

而且,大腦天生不喜歡沒有即時效果的活動包括建立個人事業等大目標。對比起一些即時有回報的活動例如滑手機、看youtube,相比之下,要做即時決策時你的大腦肯定會選擇後者。

減少意志力消耗

當你有了 Weekly Planner 時,你可以提前規劃自己的生活,減少大腦做決定的次數,進而減少意志力的消耗。這樣一來,你就可以更有效地管理時間,將重要但未必緊急的事情納入計劃中。

預設承諾

《超級思維》一書中曾提到的預設承諾(Commitment)概念,他建議將要完成的深度工作或任務排入行事曆,當做一種對自己承諾。這樣,當你有自由時間時,你更有可能完成那些任務,因為你已經在行事曆中安排好了。

Weekly Planner 使用方法

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我的 Weekly Planner 分為三個主要部分,分別是「Role & Goal」、「Priority」及時間表。

Role & Goal

在「Role & Goal」中,我會寫下一至兩個個人目標和角色,以確保我不僅僅處理不重要又緊急的事(例如回覆電郵、開會等)及緊急而重要的事,還會關注那些容易被忽略的重要但不緊急的事情。我希望你用這個planner每個星期重新思考你的個人目標,最終達到一些你真正想做的目標。

例子:開學的時候,Role我會寫student以及freelancer。Goal我會寫一個禮拜能做到的目標,例如進行預習、多找一份freelance工作等。一星期能做的事不多也不少,我建議寫最多一至兩個Goal就什麼充分足夠了。

Role & Goal背後概念源於《與成功有約》,有興趣的人可以去看看!

Priority

在「Priority」優先事項此欄中,我會根據設定的goal寫下待辦清單,無分先後次序。譬如如果我想多找freelance工作,我在priority會填寫

  • 整理cv
  • 整理portfolio
  • 申請工作

另外你也可以填寫其他要做的事,例如正職工作要做的任務。你亦可以填寫想建立的習慣,例如閱讀、運動等。不重要的事我不會放在「Priority」。

時間表

最後一部分就是星期一至日的每日行程,我劃分了每一小時為一格。設計背後原因是《深度工作力》作者Cal Newport分享過Time Blocking這個技巧。Time Blocking是把一日分成幾個區塊,再為每一個區塊去分配任務。Cal Newport認為這方法可以防止你分心及提升專注力,因為如果這一小時你不寫下要做什麼,或者你不預先安排任務給自己的話,你可能會用那一小時用來回覆電郵,或者用那一小時做突然之間想起的事,影響做事進度。

個人心得

要做的事情永遠都做不完,但是你可以選擇你先做那一件事。你究竟應該先做對你自己重要的事,還是對別人重要的事?之前你可能未必會這樣去思考,因為你會覺得別人的事比較緊急,別人叫我做什麼便做吧。但當你有自己的時間表之後,你會記著自己的goal,你會發現有很多對自己重要的事都需要處理,都同樣重要!

用這個weekly planner成功管理時間最重要的要訣是一定一定要持續使用!剛開始時跟不上這個時間表很正常,因為你很大機會高估自己做事效率。我個人建議是如果你覺得自己處理一件事要一小時的話,那便預計用一個半至兩小時。當你放兩小時在planner裏面,最後只用一小時便完成的話,你自己亦會感覺良好;相反如果你預計一小時做好,最後卻用了兩小時,你整個時間表就要延後,人便會方寸大亂,所以我會建議大家計劃時預多幾小時做buffer,你會感覺舒服點,以及你才會有動力繼續用這個planner。

不要overload自己,給自己喘息空間。時間管理不是做越多事越好,而是把注意力放在對自己有價值、重要而不緊急的事上。

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如果你也想打撃拖延症,提高時間管理效率,不妨試試這個 Weekly Planner。你可以在YOUTUBE上下載免費模板。

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